Одной из важных функций, осуществляемых институтом нотариата в нашей стране, является участие в процессе легализации документов.
Легализация документов является юридически значимой процедурой по приданию документам юридической силы для использования в иностранном государстве и подразумевает под собой совершение ряда определенных действий. В результате надлежащим образом легализованный на территории одной страны документ, будет иметь юридическую силу на территории другой страны, где планируется его использование. Легализация документа подтверждает его соответствие законодательству выдавшей его страны.
Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях.
Существует два основных вида легализации документов – консульская легализация и апостилирование (проставление апостиля). Выбор способа оформления документа для действия в других странах зависит от того, является ли страна происхождения документа участницей Гаагской Конвенции 1961 года об апостиле, а также участницей каких-либо других международных соглашений, отменяющих требование легализации документов. Если страна присоединилась к Конвенции об апостиле, то на документе для действия в Российской Федерации проставляется апостиль.
Существуют отдельные случаи, когда легализация документов не требуется, в частности для документов, исходящих из стран, с которыми у Российской Федерации есть соответствующие соглашения об отказе от взаимной легализации.
Консульская легализация
В Российской Федерации консульская легализация документа для действия его в других странах проводится в несколько этапов.
Так, первоначально необходимо обратиться к нотариусу с оригиналом документа, который необходимо легализовать. Документ также необходимо перевести на язык той страны, где планируется его использование. Нотариус свидетельствует верность копии документа и подлинность подписи переводчика, проставляет свою подпись, прописывает реестровый номер и скрепляет документ своей печатью.
Далее необходимо обратиться в Министерство юстиции РФ за услугой по удостоверению подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств.
Третьим этапом является обращение в Консульский департамент МИД России (Москва, 1-й Неопалимовский пер., 12) за удостоверением подписи должностного лица и печати Минюста РФ.
Завершающим этапом является консульская легализация в консульстве того государства, где они будут использоваться. При этом иностранный консул подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника КД МИД России. За совершение легализации в КД МИД России взимается государственная пошлина и сборы в счет возмещения фактических расходов.
Апостиль
Упрощенный порядок легализации документов для действия в других странах существует для государств, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года об апостиле. На данный момент участниками Конвенции являются 112 государств, в том числе и Российская Федерация.
Проставление штампа «Апостиль» на официальных документах, исходящих от учреждений и организаций стран сторон Конвенции, осуществляется на оригинале документа или на отдельном листе, скрепляемом с документом, и может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Проставление штампа «Апостиль» осуществляется компетентными уполномоченными органами страны выдачи документа. В Российской Федерации таким органом является в том числе Минюст России, который является уполномоченным органом по оказанию услуги проставления апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации.
Нотариус Жуковского нотариального округа Московской области кандидат юридических наук Виктор Тарасович Калиниченко
